個人情報の取扱い（プライバシーポリシー）

本ページは、ケーティージーエス合同会社（以下「当社」といいます）が、社内ナレッジAI「ROOTA」（以下「本サービス」といいます）の提供にあたって取り扱う個人情報の取扱方針を定めるものです。本方針は、本サービスの利用規約と一体として適用されます。本方針で定義していない用語は、利用規約の定義によります。

第1条（事業者情報）

• 事業者：ケーティージーエス合同会社（KTGS）／本店所在地：東京都中野区中野4丁目6番10号102
• 本サービスは株式会社ノウデルが開発した製品であり、当社は総代理店として導入・運用保守を提供します。
• 個人情報に関するお問い合わせ窓口：office360@ktgs.llc

第2条（取得する個人情報）

当社は、本サービスの提供に伴い、次の個人情報を取り扱います。

• アカウント情報：氏名・表示名、メールアドレス、所属・部署、権限区分、認証情報（二要素認証の設定を含む）
• 利用に関する情報：ログイン履歴・操作ログ等の利用記録
• 登録データに含まれる個人情報：利用者またはユーザーが本サービスに入力・登録・蓄積する文書・会話・音声等に含まれる個人情報
• 音声・文字起こし（議事録）：アップロードされた音声およびその文字起こしに含まれる、会議参加者・取引先等の第三者に関する情報

第3条（利用目的）

• 本サービスの提供・本人認証・アカウント管理
• 利用者サポート・お問い合わせ対応
• 本サービスの保守・改善および不正利用の防止
• 重要なお知らせ等のご連絡（ユーザーの招待・パスワードの通知は、システムからの自動メールによらず管理者を通じて行います）
• 料金請求・契約管理
• 法令に基づく対応

第4条（登録データに含まれる個人情報の取扱い）

• 当社は、登録データに含まれる個人情報を、利用者からの委託に基づき、利用者の指示の範囲内で処理します。
• 当社は、当該個人情報について個人情報保護法に基づく安全管理措置を講じ、委託先を監督します。
• 利用者は、登録データに含まれる個人情報の取得・利用に必要な適法性（本人の同意取得を含みます）を、自らの責任で確保するものとします。

第5条（外部送信・AI処理に関する方針）

• 当社は、登録データを外部のAIサービスへ送信しません。
• 本サービスが用いる採用AIモデル（文章生成・画像理解：Gemma／音声認識・文字起こし：Whisper／文章埋め込み：Ruri）は、いずれも当社が管理する環境内で動作します。
• 本サービスは、ユーザーの招待・通知・パスワード再設定等を含め、外部の電子メール送信サービスその他の外部サービスへデータを送信しません。
• 本サービスにおいて「クローズド（完全クローズド）」とは、登録データ（社内文書・チャット・音声）を含むあらゆるデータを外部に送信せず、当社が管理する環境内で処理することを指します。

第6条（第三者提供）

当社は、次のいずれかに該当する場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく個人情報を第三者に提供しません。

• 本人の同意がある場合
• 法令に基づく場合
• 第7条に定める委託先への提供（個人情報保護法上の第三者提供には該当しません）

第7条（委託先・サブプロセッサ）

当社は、本サービスの提供に必要な範囲で、次の委託先に業務の全部または一部を委託します。委託先には当社と同等の義務を課し、適切に監督します。

• 株式会社ノウデル：本サービスの開発・保守

第8条（個人情報の保存場所）

個人情報および登録データは、日本国内のデータセンターに保存します。

第9条（保存期間・削除）

当社は、利用目的の達成に必要な期間、個人情報を保存し、利用契約の終了後は、利用規約および当社所定の手続に従って削除します。

第10条（安全管理措置）

当社は、個人情報および登録データの不正アクセス・漏えい・滅失・毀損の防止のため、アクセス制御、通信の暗号化、監査ログの記録、委託先の管理その他の技術的・組織的な安全管理措置を講じます。

第11条（開示・訂正・利用停止等の請求）

• ご本人からの開示・訂正・追加・削除・利用停止等のご請求は、上記お問い合わせ窓口にて、本人確認のうえ法令に従い対応します。
• なお、登録データに含まれる個人情報については、当社は利用者の委託先として取り扱うため、原則として利用者を通じてのご請求となります。

第12条（Cookie・アクセス解析）

本サイト（ROOTA 紹介サイト）では、お客様の利用状況を分析し、サービスの改善・向上に役立てる目的で Cookie を利用しています。Cookie とは、お客様が本サイトにアクセスした際に、お客様の端末に保存される小さなテキストファイルで、訪問回数や閲覧ページ等の情報を取得するために用いられます。

お客様は、ブラウザの設定により Cookie を無効にできます。無効にした場合でも本サイトのご利用に支障はありませんが、一部の機能が正しく動作しないことがあります。

本サイトでは、アクセス状況の解析のため Google LLC が提供する「Google アナリティクス（GA4）」を利用しています。これに伴い、お客様の利用状況に関する情報（閲覧ページ、リファラー、IPアドレス、ブラウザ・端末の情報、Cookie 識別子等）が、Cookie を通じて Google LLC へ送信され、同社のプライバシーポリシーに基づいて管理されます。

• 送信先事業者：Google LLC
• 利用目的：本サイトのアクセス解析・利用状況の把握
• Google のプライバシーポリシー：https://policies.google.com/privacy
• 収集の無効化（オプトアウト）：Google アナリティクス オプトアウト アドオン

これらの情報は統計的に処理され、それ自体から特定の個人を識別することを目的とするものではありません。なお、本項は本サイト（紹介サイト）に関するものであり、ROOTA 本体に登録された社内文書・会話・音声等のデータが外部へ送信されることはありません（第5条）。

第13条（本方針の改定）

当社は、必要に応じて本方針を改定することがあります。重要な変更については、本サイト上での掲示その他当社所定の方法により周知します。

お問い合わせ

本方針および個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、office360@ktgs.llc までご連絡ください。